Para gestionar un programa de prevención de pérdidas se deben manejar cinco herramientas fundamentales:

- Análisis de riesgos.

- Planificación.

- Evaluación.

- Investigación.

- Estándares.

Análisis de Riesgos: es un componente del estudio de seguridad, el cual está compuesto por el análisis de riesgo, el control del riesgo y el control de pérdidas. El análisis de riesgo es un instrumento para estimar las expectativas de pérdida de una amenaza específica. Se manejan tres etapas:

1. Estudio de prevención de perdidas o de los eventos de perdida

2. Estudio de las vulnerabilidades

3. Determinar la probabilidad, frecuencia y costos.

Planificación: es llegar a la obtención de un diseño documentado del programa de prevención de pérdidas. Esta planificación debe tener los siguientes elementos: objetivo, alcance, glosario de términos, los responsables, cronograma de actividades (fechas de implementación), presupuesto aplicable, relación beneficio/costo.

Evaluación: es el cómo está funcionando el sistema de control de pérdidas, colocarlo a prueba, es probar que todo su sistema esté generando lo que se busca, la prevención de las perdidas.

Investigaciones: es una herramienta de control de pérdidas con el propósito de demostrar algo con argumentos. Las investigaciones tienen dos razones de ser:

a) para ayudar a planear

b) para verificar donde se presentan las pérdidas.

La investigación dentro de un programa de control de pérdidas debe cumplir como mínimo cuatro pasos:

1. Planteamiento del problema

2. Hipótesis (qué es lo que posiblemente puede haber sucedido)

3. Evaluación

4. Conclusión

Paralelo a la investigación debe existir una serie de fuentes serias y avaladas que asisten a la investigación.

Estándar: se relaciona con los procedimientos de la empresa, cumplir unos procesos específicos de acuerdo a normas de calidad, se estandarizan procesos para garantizar que no se generen nuevamente las pérdidas. Las auditorias cumplen un papel importante en la estandarización, y es el de verificar que estos procesos se cumplan dentro de los programas de prevención de perdidas. Los estándares relacionados con el tema de la seguridad, buscan la uniformidad de la protección tanto los que construyen los productos de seguridad como los negocios de la misma industria deben seguir los estándares de seguridad para asegurar un nivel de protección a las personas y a los medios.

A continuación se deben analizar otros puntos importantes que se debe tener muy en cuenta para la gestión de control de pérdidas, y es el tema de las relaciones internas y externas.