• Herbert Calderón, CPP, PCI, PSP

La buena comunicación: el éxito de un buen plan de gestión de riesgos

La comunicación (del latín communicatio, -ōnis.1​) es la acción consciente de intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitir o recibir información u opiniones distintas. Los pasos básicos de la comunicación son la formación de una intención de comunicar, la composición del mensaje, la codificación del mensaje, la transmisión de la señal, la recepción de la señal, la decodificación del mensaje y finalmente, la interpretación del mensaje por parte de un receptor.

La comunicación en general toma lugar entre tres categorías de sujetos principales: los seres humanos (lenguaje), los organismos vivos (biosemiótica) y los dispositivos de comunicación habilitados (cibernética).

En un sentido general, la comunicación es la interacción verbal, el contacto con otros seres, y se puede definir como el proceso mediante el cual se transmite una información de un punto a otro. (Wilkipedia).

Su propósito u objetivo se puede denominar bajo la acción de informar, generar acciones, crear un entendimiento o transmitir cierta idea. Los comunicadores tienen como función entregar información verídica y confirmada por más de tres fuentes. La comunicación es el arte de transmitir pensamientos. Y es un arte porque une lo invisible con lo visible, lo abstracto con lo concreto. La única finalidad de la comunicación es recordarle a la mente lo que ha olvidado. Y lo que ha olvidado es lo único que existe. La comunicación es, por lo tanto, una herramienta que, puesta al servicio de tu profesión, se convierte en el puente hacia la realidad, no sobre las ideas o pensamientos que tenías sobre algo que aparentemente funcionaba bien.

La comunicación asertiva se basa en la honestidad, el respeto, la empatía y la claridad: por lo tanto, consiste en comunicar nuestro punto de vista sobre cualquier asunto de forma clara y totalmente honesta, y defenderlo con firmeza de manera calmada y educada, respetando las creencias y las ideas de los demás. Esto también implica elegir bien el momento de transmitir nuestras ideas.

Por lo tanto, para poder comunicarnos de forma asertiva es tan importante lo que queremos decir como el cómo lo decimos y cuándo lo decimos

Lo cierto es que la comunicación es la trasmisión y recepción de información, indispensable para una gestión de cualquier orden en una organización. En el caso de la conducción de riesgos y la continuidad del negocio, es sumamente importante desde lo más sencillo hasta lo estratégico o más complicado:

En el ambiente de gestión de riesgos la comunicación es fundamental desde el inicio cuando se toma contacto con toda la organización con el fin de identificar todos los procesos, personas, insumos, recursos en general y mediar el grado de involucramiento de la organización en la gestión.

También en el proceso de identificación de riesgos externos e internos, dependemos mucho de la información ofrecida por los proveedores, clientes, visitas, delincuentes, entorno, organizamos públicos y privados, etc. Con respecto a las amenazas a las que puedan estar expuestas las organizaciones como: fraude, sabotaje, accidentes, hurto, cyber crimen, incumplimiento de políticas, desastres naturales, clima laboral, etc.

Luego en la etapa del diseño de sistema de protección, necesitamos involucrar también a toda la organización, con el principio que el sistema protege todos sus recursos de operación, el éxito, la retroalimentación, de las personas involucradas en toda la operación, depende grandemente de nuestro estilo.

Finalmente y lo más importante de todo, el grado de involucramiento o conciencia de todas las personas con nuestro plan estratégico u operativo dependerá de cómo hayamos influido en ellas, y esto nos lleva al tema central, de cómo hemos transmitido nuestras ideas, políticas, planes, objetivos, entrenamiento, alistamiento, resultados y esto es el estilo de comunicación asertiva que utilizamos, la cual sino se da en buenos términos puede producir un fracaso, si se da bien asertivamente produce excelentes resultados, y esto se observa muy rápidamente, se crea una cultura, los empleados se involucran, se crea una conciencia, se logran los objetivos, los recursos son protegidos, los informes llegan de todos los lados.

Muchas organizaciones fracasan por no utilizar un buen estilo de comunicación asertiva, la cual es transmitida y monitoreada desde los más altos niveles y a toda la organización, el éxito consiste que esa comunicación también se revierte de los bajos niveles a los más altos niveles organizacionales.

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